La productivité est un sujet abstrait, dont on a du mal à identifier les contours ; et pas toujours prioritaire pour un dirigeant de TPE / PME. Pourtant, elle est fondamentale pour rendre notre quotidien plus agréable et assurer la croissance de notre entreprise.
Depuis sa création, votre société crée en permanence de la donnée. À chaque fois qu’une personne accomplit une tâche au sein de votre entreprise, il en résulte des données. Ces données valent leur pesant d’or, car elles représentent la connaissance accumulée au fil des ans de votre marché, de vos clients et de votre métier. C’est votre savoir ; et ce dernier doit être facilement et rapidement accessible, afin que chacun puisse accomplir parfaitement sa mission.
Dans cet article, nous vous donnons toutes les clés pour structurer et organiser au mieux le savoir de votre entreprise.
Étape 1 : identifier les données clés et leur origine
Vous devez tout d’abord identifier les données nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise. Il nous est impossible de vous fournir un listing complet, car les données sont à la fois fonction de votre métier et de votre organisation.
Nous allons néanmoins vous fournir quelques pistes de réflexion, afin que vous puissiez plus facilement les identifier.
Posez-vous les questions suivantes :
- Quelles sont les données financières, que j’analyse régulièrement ?
- Quelles données me permettrez de répondre plus précisément aux besoins de mes clients ?
- Quelles informations aimerais-je transmettre à un nouveau salarié, afin qu’il soit rapidement opérationnel ?
Les données identifiées doivent être précises et suffisamment détaillées pour être exploitables.
Exemple non exhaustif des données traitées
Après avoir identifié les données clés, vous devez comprendre d’où elles viennent.
Posez-vous ces deux questions :
- Quelle personne a généré cette donnée ?
- Où cette donnée est-elle stockée ?
Vous êtes désormais en mesure de cartographier les données, qui vont permettre à votre entreprise de gagner en productivité.
Étape 2 : définir les accès aux données
L’accès aux données est le principal voleur de temps pour une entreprise. Fréquemment, les données sont éparpillées dans la tête de certaines personnes, dans des boîtes mail, dans des tableurs Excel et dans différents logiciels.
L’identification de ces problématiques est finalement assez simple. À chaque fois qu’un collaborateur pose une question à un autre collaborateur, c’est qu’il n’a pas accès au savoir. Lorsqu’un commercial appelle son binôme pour savoir où il en est sur le dossier du client X, c’est que l’information n’est pas accessible. Idem, lorsqu’un comptable doit se renseigner pour savoir si un projet est livré.
Quand vous avez 5 minutes, amusez-vous à compter le nombre de questions posées le mois dernier pour accéder à une connaissance. Vous aurez une idée précise du temps, que vous et vos collaborateurs ont perdu. Chaque demi-heure perdue peut représenter plusieurs semaines de travail à la fin de l’année.
Complétez la cartographie établie à l’étape 1, en ajoutant les collaborateurs devant avoir accès aux données pour chacune des données identifiées.
Pour la sécurité de votre entreprise, il est également important de limiter l’accès à certaines données et de définir, qui peut les modifier. Le chargé de la paie n’a a priori aucun besoin d’avoir accès aux stocks.
Cartographies des interactions possibles sur les données
Étape 3 : maintenir vos données à jour
Vos données doivent être en permanence à jour pour être exploitables. La vérité d’un jour n’est pas celle du lendemain. La mise à jour des données est subordonnée à l’utilisation par les collaborateurs des outils mis à disposition. Ils ne doivent par exemple plus utiliser leurs feuilles Excel dans leur coin. Pour y parvenir, vous devez nommer un garant de la bonne mise à jour des données.
En prenant conscience de l’importance de la donnée, certains processus et outils au sein de votre organisation vont évoluer. Et dans tout changement, certaines personnes résistent et n’en comprennent pas immédiatement l’intérêt.
Votre garant est le pilote du changement. Il a un rôle clé dans la transformation de votre entreprise, en étant proche des collaborateurs les plus résistants. Il fait preuve de pédagogie et parfois d’autorité, pour que l’ensemble des collaborateurs adhèrent au changement.
En réalisant ces 3 étapes, vous avez dessiné l’organisation idéale de votre entreprise ; celle qui permet à chacun d’avoir le savoir nécessaire pour accomplir parfaitement sa mission. Il est désormais temps de mettre en place les outils, qui vont permettre de transformer ce dessin en « machine » bien huilée.
Étape 4 : organiser votre système d’information
Le système d’information de votre entreprise est l’écosystème, qui comprend le système informatique et les utilisateurs (collaborateurs), qui interagissent avec ce système informatique.
Votre système informatique est composé de :
- Votre infrastructure, qui est la partie visible : les ordinateurs, les serveurs, les imprimantes, le réseau…
- Vos logiciels, qui sont la partie invisible : outils que vous utilisez sur votre ordinateur ou en ligne.
A moins que vous ne fonctionniez uniquement au papier et au stylo, vous avez déjà un système d’information puisque vous travaillez sur un ordinateur. Et pour réaliser vos tâches, vous vous servez de logiciels.
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Objectif du SI : Servir des informations fiables facilement et rapidement
Après avoir pris conscience de l’existence de votre système d’information, votre objectif est désormais d’identifier les logiciels, qui vous manquent et ceux qui ne répondent pas complètement aux besoins de votre entreprise.
Les logiciels recherchés doivent :
- Être en mesure de stocker toutes les données souhaitées.
- Autoriser certains utilisateurs à créer, modifier et accéder aux données ; permettre à d’autres utilisateurs de pouvoir consulter uniquement les données ; et enfin, bloquer l’accès aux données à toute personne étrangère à l’entreprise ou aux personnes non autorisées.
- Être capables de parfaitement communiquer avec tous les logiciels utilisés.
Pour obtenir le logiciel souhaité, vous pouvez opter pour un « logiciel marché » ou faire développer votre « logiciel idéal ».
Le logiciel retenu devra respecter la règle d’or de tout système d’information : l’unicité de la donnée. En effet, il ne doit pas être possible d’avoir des données différentes dans deux logiciels différents. Chaque donnée doit être unique. Imaginez, que vous ayez des stocks différents entre votre logiciel de réapprovisionnement en central et votre logiciel de gestion des stocks en magasin. Lorsque le magasin arrive en rupture de stock, la centrale n’a pas la bonne information et ne peut donc pas réapprovisionner en temps et en heure.
Ce point est souvent le plus dur à mettre en place, car vous devez composer avec différents logiciels qui communiquent mal, voire pas du tout entre eux. Ce n’est pas toujours possible, mais des synchronisations de données entre vos logiciels sont nécessaires. Si nous poursuivons sur notre exemple précédent, la synchronisation doit permettre de répercuter automatiquement tous les changements de stocks des magasins dans le logiciel de réapprovisionnement en central.
Étape 5 : automatiser les tâches à faible valeur ajoutée
Vous ne souhaitez plus créer 45 factures par jour ? Mettez en place une création et un envoi automatique des factures. Le service comptable ne perdra plus de temps à générer manuellement de trop nombreuses factures et pourra se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
De nombreuses tâches comme celle-ci peuvent être faites de façon totalement automatique : les relances par e-mail, la génération de vos catalogues produits…
Conclusion
Votre « machine » est désormais parfaitement huilée. Vous êtes en mesure d’accéder facilement aux informations vous permettant de piloter efficacement votre entreprise. Vos collaborateurs peuvent accéder rapidement au savoir de l’entreprise et se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous avez en votre possession toutes les clés pour assurer la pérennité et la croissance de votre entreprise.
Ça, c’est vous, en train de piloter sereinement votre entreprise…
Maintenant, imaginez-vous à l’autre bout du monde en vacances avec votre famille. Vous sortez votre téléphone de votre poche. Vous lancez votre nouvelle application de supervision. Vous accédez directement aux ventes, qui ont été conclues pendant votre absence et au profil des 3 collaborateurs, qui viennent d’intégrer vos équipes. Vous identifiez en un clin d’œil le retard de réapprovisionnement de votre best-seller, mais vous savez déjà que vos équipes sont en train de résoudre le problème…
Vous souhaitez améliorer la productivité de votre entreprise ?
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